Quali sono le differenze tra ACCESS e EXCEL

In questo tutorial ti mostrerò quali sono le differenze tra Access ed Excel, due programmi sviluppati da Microsoft tra i più usati ed utili.
In questa guida vedremo a cosa servono questi programmi nel dettaglio.
Access ed Excel sono dei programmi con funzioni diverse pensati per le aziende per memorizzare dati e per automatizzare calcoli.

Quali sono le differenze tra ACCESS e EXCEL

Questi programmi della Microsoft ebbero ed hanno un grande successo in ambito aziendale perchè vengono incontro ad una domanda da parte del pubblico che ha necessità di archiviare dati, calcolare importi della contabilità aziendale e altri processi aziendali.

Forse ti sarà capitato di usarli, ad esempio, per memorizzare un inventario, o indirizzi, o le entrate ed uscite in un dato mese o in più mesi.
Access ed Excel sono due programmi distinti, Access è un permette di creare un database (un archivio) di dati e di ricercare i dati all’interno dell’archivio.
Excel è un classico foglio elettronico di calcolo, ma molto potente perchè sulle sue celle è possibile inserire complesse formule di calcolo dei dati.

Come funziona Excel (cosa è un foglio elettronico)

Excel è un programma che permette di fare calcoli, si chiama infatti foglio di calcolo.
I documenti che puoi creare con Excel sono delle griglie a caselle, nelle quali puoi inserire valori numerici che possono interagire tra loro.
Puoi inserire anche dei testi per spiegare il contenuto delle celle che contengono numeri.
Prima di Excel c’erano altri fogli di calcolo molto famosi come il celebre Lotus 123 e Quattro Pro.
La diffusione di Excel a livello mondiale con il sistema operativo Windows ha soppiantato questi potenti fogli di calcolo.
Ad esempio, con Excel puoi creare un semplice foglio elettronico con l’elenco delle spese mensili e con l’elenco delle entrate mensili.
Nel foglio elettronico ogni casella viene identificata da una riga e da una colonna.
(le colonne vengono identificate con le lettere alfabetiche A, B, C, D etc)
(le righe vengono identificate con i numeri 1, 2, 3 etc)
Puoi fare riferimento ad una data cella identificandola con l’identificativo come: A1, B7, come fai nel gioco battaglia navale.

{IMM – CELLE DEL FOGLIO ELETTRONICO}

In alcune celle puoi impostare una formula con la funzione SOMMA(valori) di Excel per poter calcolare in automatico la somma delle entrate mensili, e in un’altra cella la somma delle uscite mensili.
Excel ha a disposizione una moltitudine di funzioni matematiche da poter utilizzare secondo le più disparate esigenze.

{IMM – CELLA CON SOMMA SU EXCEL}

Come creare grafici con Excel (partendo dai numeri)

Una delle funzioni che mi è sempre piaciuta di Excel, sin da bambino, è la possibilità di creare un grafico basato su questi dati numerici.
Ad esempio puoi creare il grafico delle spese mensili nel corso dell’anno, e delle entrate mensili nel corso dell’anno.

{IMM – GRAFICO CON EXCEL}

Questo che vedi in figura è un semplicissimo esempio di come poter utilizzare le funzioni per creare grafici in Excel.
Spesso quando si hanno migliaia di dati a disposizione, un grafico risulta più leggibile rispetto a delle tabelle numeriche, per capire l’andamento di alcuni parametri o valori.
Tramite un grafico è più facile fare previsioni per il futuro, dati alcuni valori di input.

Come funziona Access (cosa è un archivio dati / database)

Access è un programma che permette di immagazzinare dati in un archivio virtuale.
Immagina un grosso raccoglitore virtuale dove puoi inserire l’anagrafica dei tuoi clienti (se hai un’azienda), o i contatti dei tuoi amici (completi di indirizzo, numeri di telefono, età, data di nascita etc).
Sei tu a decidere cosa memorizzare per ogni cliente.
Ad esempio, ho un’azienda che produce software gestionali e applicazioni gestionali, potrei voler memorizzare i seguenti dati nel mio database clienti:

• RAGIONE SOCIALE
• INDIRIZZO
• CITTA’
• PROVINCIA
• CAP
• PARTITA IVA
• NOME DEL TITOLARE
• NUMERO DI DIPENDENTI
• CATEGORIA MERCEOLOGICA
• SERVIZI OFFERTI
• HA UN SITO
• HA UNA APPLICAZIONE

Access ti permette di creare una pagina di inserimento cliente, con tutti i campi sopra elencati (o altri a tuo piacimento) ed impostare quali tipi di dati verranno inseriti per ciascun campo.

Ad esempio la RAGIONE SOCIALE sarà un testo che può anche contenere numeri e caratteri particolari come & (e commerciale) e simili.
CAP sarà un campo che accetterà solo valori numerici di 5 caratteri.
Tramite una pagina di inserimento, Access ti permette poi di inserire i tuoi dati dei tuoi clienti in un contenitore virtuale che è detto database (base dati in italiano) che possiamo tradurre in linguaggio comune con archivio dati.
Ogni azienda inserita costituirà un record del database.
Record è la parola per indicare una singola riga inserita in un database.
Immagina che su una riga siano memorizzati tutti i dati di un cliente.
Ad esempio:
MIA AZIENDA SRL, Via del corso 100, ROMA, RM, 00100, 191000000, etc
Il database sarà costituito dunque da un certo numero di records inseriti.

A questo punto poi, il valore aggiunto di Access sta nel fatto di poter fare ricerche in questo database.
Ad esempio immagina di poter ricercare tutti i clienti che hanno una ragione sociale che inizia per B, oppure cercare un dato cliente per PARTITA IVA.
Tutto questo è possibile in modo abbastanza semplice con Access.
E’ possibile anche modificare e cancellare records inseriti, in un secondo tempo, dopo l’inserimento iniziale.