Come confrontare due file Word

scritto da IlMagoDelComputer

In questo articolo vedremo come confrontare due documenti di testo Word per confrontare i testi tra di loro e capire le differenze presenti tra due documenti Word.

Giornalisti e redattori lavorano con i testi e creano diverse versioni dello stesso articolo, oppure archiviano diverse versioni di un testo che usano come fonte per la redazione di altri articoli.

Questo articolo di oggi ti spiega come usare delle funzionalità integrate di Microsoft Word per confrontare due documenti di testo di Word e capire le differenze che ci sono tra i due testi da confrontare.

Per confrontare due file Word testuali, non sono necessari particolari programmi aggiuntivi, ma basta usare Microsoft Word, programma incluso nella Suite di programmi Office, disponibile ormai da tanti anni sia per Windows che per Mac OS.

In questo tutorial mi soffermerò a spiegarti le procedure più semplici e rapide per confrontare due documenti di testo Word tra di loro, in modo da individuare le differenze tra i testi.

Segui le indicazioni presenti nei prossimi paragrafi e riuscirai velocemente ad usare Microsoft Word per confrontare testi tra di loro e trovare rapidamente le differenze in modo automatico.

Per seguire questo tutorial non sono necessarie nozioni di informatica di alto livello, ma questa guida è rivolta sia a utenti principianti che utenti più esperti.

Ora non perdiamo tempo e vediamo insieme come confrontare due documenti di testo con Word.

Procedura per confrontare due file Word

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Confrontare due file Word è possibile tramite una funzionalità integrata di Microsoft Word che permette appunto di Confrontare due documenti di testo Word tra di loro e visualizzare le differenze.

file Word e vuoi sapere come riuscirci senza perdere ore e ore.

Molto bene, allora, come ti ho spiegato nell’introduzione, ti consiglio di agire tramite lo strumento predefinito del programma di videoscrittura.

Detto questo, la prima cosa che devi fare è chiaramente quella di avviare Microsoft Word

• facendo clic sulla sua icona presente nel menu Start di Windows
• oppure sul desktop del tuo computer.
• Una volta avviato il programma,
• apri intanto un Documento Vuoto per accedere all’editor di testo integrato e a tutti i suoi strumenti.
• Una volta che visualizzerai la pagina bianca di Word,
• dovrai fare clic sulla scheda Revisione che potrai vedere situata nella barra degli strumenti in alto del programma.
• Clicca quindi sul pulsante Confronta (simbolo di due pagine affiancate) e seleziona la voce Confronta…

dal menu che si apre per avviare lo strumento Anteprima confronto che fa riferimento alla possibilità di confrontare due versioni di un documento.

Ti spiegherò quindi come effettuare nel dettaglio la procedura di comparazione fra due documenti.

Nella finestra che si apre,

clicca sull’icona a forma di cartella collocata sotto la voce Documento originale per selezionare il primo documento da confrontare;

potrai così individuare il primo documento da importare nel programma di videoscrittura.

Puoi anche scegliere tra i documenti di recente apertura

facendo clic sul pulsante con il simbolo della freccia verso il basso.

In questo modo, si aprirà un menu a tendina che potrai scorrere per individuare il documento di tuo interesse tra quelli aperti di recente.

Dovrai poi fare la stessa cosa in corrispondenza della dicitura Documento revisionato.

Scegli quindi se fare clic sull’icona a forma di cartella per sfogliare tutti i file presenti nella memoria del tuo computer

ed individuare così il file il secondo file da caricare.

Facendo invece clic sull’icona con il simbolo di una freccia verso il basso potrai usufruire del menu a tendina per sfogliare l’elenco dei documenti recenti.

Una volta che avrai selezionato i documenti che vuoi sottoporre alla comparazione

• premi poi sul pulsante OK per avviare la comparazione.
• Prima di attivare lo strumento Anteprima confronto,
• premendo su OK, non dimenticare che puoi scegliere e personalizzare nel dettaglio quali elementi del documento sottoporre alla comparazione.
• Per farlo dovrai fare clic sul pulsante Altro (situato in basso a sinistra):
• estenderai così la visualizzazione degli strumenti e delle possibilità aggiuntive per la comparazione; potrai vedere queste voci in corrispondenza della dicitura Impostazioni di confronto. 

In questo modo potrai mettere il segno di spunta accanto alle voci relative alle opzioni desiderate come ad esempio gli spostamenti, la formattazione, gli spazi e le tabelle, ecc.).

Per personalizzare maggiormente le opzioni relative allo strumento di confronto presente nel programma Microsoft Word ti consiglio di fare attenzione alla dicitura Mostra modifiche.

In corrispondenza di quella voce potrai vedere alcune opzioni che ti permetteranno di confrontare i documenti in maniera personalizzata.

Giusto per farti un esempio, puoi scegliere se mostrare le modifiche nel documento originale, nel documento revisionato

oppure in un nuovo documento. 

Ti basterà apporre il segno di spunta sulla voce di tuo interesse.

Una volta che avrai personalizzato tutte le impostazioni della modalità di confronto di Microsoft Word, potrai confermarle premendo sul pulsante OK che ti ho indicato in precedenza. 

A questo punto, ti ritroverai davanti ai risultati della comparazione in un nuovo documento o nel documento originale, a seconda delle opzioni che hai indicato.

Adesso potrai notare che, al centro della nuova finestra di Microsoft Word che si aprirà, troverai il tuo documento con evidenziate in rosso tutte le parti differenti presenti nei due documenti sottoposti al confronto.

Fai quindi clic sulla barra rossa presente sulla parte sinistra del foglio per aprire sulla destra il riquadro dei commenti.

In questo riquadro potrai trovare la descrizione dettagliata di tutte le differenze che sono state trovate confrontando i due documenti.

Puoi attivare questa speciale visualizzazione anche facendo tap sulla dicitura Commenti semplici 

e selezionando dal menu a tendina la dicitura Tutti i commenti. 

Fai anche clic sulla voce Riquadro delle revisioni per visualizzare anche il dettaglio delle revisioni.

Al termine del confronto, puoi salvare in modo molto semplice e immediato una copia del risultato, con tutte le differenze fra i documenti evidenziate in rosso. 

Per farlo dovrai fare clic sul pulsante File che si trova in alto a sinistra e selezionando la voce Salva con nome dal menu che si apre.